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Factura electrónica

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La factura electrónica se emite con sistemas electrónicos

Una alternativa a la facturación en papel

Las normas para las facturas electrónicas son iguales que las facturas en papel, donde se regulan algunos de los siguientes aspectos:

  • El contenido de la factura
  • Facturas ordinarias o simplificadas
  • Expedición por parte de terceros
  • Los plazos
  • Factura recapitulativa, rectificadas, duplicados
  • Regímenes especiales

La facturación electrónica o en papel también deben garantizar:

  • Que sean legibles
  • Facturas que garanticen la identidad del emisor
  • Que el contenido no haya sido modificado

Tipos de factura digital

Vamos a distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica:

Las facturas electrónicas que presentan un formato estructurado y otra que no lo presenta. Las dos son documentos electrónicos que pueden transmitirse a través de internet, pero la que tiene formato estructurado da la facilidad de automatizarla, al contrario que la factura que tiene un formato no estructurado, esta no lo facilita.

Formato de factura estructurado

Este tipo de facturas electrónicas tienen la capacidad de ser generadas por sistemas automatizados de sistemas informáticos de facturación como; lenguaje XML, UBL, EDIFACT, entre otros.

Formato de factura no estructurado

Este tipo de facturas con un formato no estructurado consisten principalmente en una imagen, por lo que requiere de intervenciones manuales o a través de procesos más costosos que no llega a estar completamente automatizado, como puede ser el reconocimiento óptico de caracteres.

Por ejemplo:

  • Ficheros PDF
  • Facturas escaneadas en papel
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¿Qué ventajas encontramos en la factura electrónica?

Veamos las ventajas más destacadas y los beneficios este tipo de facturas.

  • Reduce los ciclos de tramitación
  • Reduce errores humanos
  • Reducción de recursos económicos (envío postal, impresión)
  • Acceso muy ágil a las facturas que has emitido
  • Reduce el espacio de almacenamiento (estanterías, carpetas, A-Z…)
  • Evita el fraude
  • Contribuye a la modernización de la economía y al desarrollo de los sistemas de información

Conclusiones

Las factura electrónica o factura telemática, es un modelo que quedará implantado más pronto que tarde. La imparable fuerza de la tecnología en nuestras vidas y las facilidades que nos brindan los programas informáticos para; el almacenamiento, control, gestión y emisión de documentos, hace que sean mas, los que se pasan a la facturación digital.

Hoy en día son muchas las opciones que se presentan para poder acceder de forma fácil a un programa de facturación online, probarlo gratis y poder decidir sin ningún tipo de presión.

Reducir costos y recursos innecesarios en cualquier negocio, es vital para poder crecer. Por ello esta parte tan importante en las empresas es fundamental tenerlas como prioritarias y digitalizar/automatizar procesos que antes requerían el consumo de papel, tinta de impresión, elaboración de las facturas, emisión manual, etc…